Spazi di lavoro e cambiamento organizzativo

L'uso dello spazio negli ambienti di lavoro può agevolare il passaggio tra forme organizzative diverse e assecondare i processi di cambiamento culturale in atto in un determinato contesto. Vi è infatti una sorta di reciprocità tra i processi sociali (il fatto sociale interno) e lo spazio fisico (il fatto sociale esterno) che portano a continui aggiustamenti e influenze.

Le relazioni tra spazio, conoscenza e innovazione mettono in risalto l'importanza che lo spazio di lavoro (reale/virtuale) può avere per le persone in quanto luogo di stimolo intellettuale, di scambio di informazioni nonché vero e proprio alimentatore del business. La nuova tendenza progettuale degli spazi di lavoro (non soltanto fisici ma anche virtuali) punta a mettere in risalto le componenti sociali che possono influenzare in maniera positiva la circolazione e la trasformazione delle conoscenze all'interno delle organizzazioni. E' lo spazio che abilita le relazioni e gli scambi. È dal confronto, dalla comunicazione, che il sapere viene condiviso e genera valore in termini di cambiamento organizzativo. Le persone possono elaborare nuove soluzioni e/o pensare a nuovi modi di agire, anche lontano dal luogo di lavoro, e utilizzare il tempo sul luogo di lavoro alla ricerca di informazioni e all'apprendimento. Un tale scenario è però possibile solo se le persone sono in grado di accedere alla conoscenza organizzativa e/o dei singoli in tempi brevi. Lo scambio di conoscenze, la comunicazione informale per ricercare conoscenze trasversali alle singole Direzioni, le formazioni veloci su determinati argomenti, diventano pertanto determinanti per realizzare progetti o nuove attività, trovare soluzioni a determinati problemi, essere più veloci dei concorrenti.
Lavorare significa pertanto attivare forme di dialogo continue all'interno dell'organizzazione: riunirsi, comunicare, scambiare informazioni sono il nuovo modo di lavorare. Aumenta l'interazione formale e informale tra personDis. war roome, il lavoro in team diventa strategico: è dal confronto che si sviluppano nuovi progetti. Uno dei nuovi atteggiamenti delle aziende è creare ambienti di lavoro, di servizio o di riunione aperti allo scambio e al contatto con i colleghi: il posto di lavoro diventa una piazza, dove si sviluppano relazioni sociali e comunicative. Si passa dall'ufficio fondato sul dimensionamento degli spazi in funzione del livello gerarchico, all'ufficio che offre opportunità di lavorare in gruppo, condividendo le risorse (tecniche e cognitive) e gestendo al meglio le risorse intellettuali.
Prendono forma così nuove configurazioni nell'organizzazione logistica degli uffici, tese ad assecondare le esigenze poste dalle nuove pratiche di lavoro. Le esperienze consolidatesi nel tempo nelle imprese sono oramai ben descritte in letteratura.

Le "project rooms", per esempio. I membri del team di lavoro non hanno un ufficio privato e trascorrono tutte le ore di lavoro all'interno della "live-in project room", denominata anche "skunk works". In genere le postazioni degli utenti sono disposte lungo il perimetro mentre al centro è previsto uno spazio comune per riunirsi e lavorare insieme. Un team che lavora in una "project room" ha a disposizione numerosi strumenti per condividere la conoscenza e facilitare il coordinamento dei lavori. Ai muri possono esserci lavagne o fogli che riportano lo stato di avanzamento delle attività, i documenti ufficiali e risultati raggiunti. Questi strumenti permettono a tutti i membri del gruppo di aver ben presente lo stato del proprio lavoro rispetto a quello del team e garantiscono il rispetto delle scadenze. Tuttavia un problema vissuto all'interno delle "live-in project room", dette anche "war room", sono i conflitti tra lo stile di lavoro dei singoli e quello del team. È infatti necessario garantire uno spazio sufficiente tra le postazioni individuali di lavoro e stabilire delle norme per l'utilizzo dello spazio comune. La soluzione si cerca con le "not live-in project room". Ciascun membro del team ha un proprio ufficio e non trascorre tutte le ore di lavoro nella "war room". Nelle project room i partecipanti si riuniscono in base ad orari di incontro e si dispongono attorno ad un tavolo e lavorano faccia a faccia invece che nelle aree di lavoro individuali.
Le soluzioni open-space, quando non sono pensate per una semplice riduzione dei costi, eliminano automaticamente le distanze psicologiche tra i vari livelli del personale motivando gli impiegati a sentirsi parte integrante dell'azienda. Molti casi hanno messo in evidenza che quando manager e impiegati condividono la stessa area esponendosi a un controllo reciproco, il tempo impiegato in attività non produttive è minore rispetto a una situazione di totale isolamento fisico. Lo spazio comune accentua l'attitudine a lavorare in team sviluppando una maggiore determinazione a conseguire un risultato comune a tutti i membri del gruppo. Condividere lo spazio con i propri diretti superiori consente di perseguire due grandi benefici: in primo luogo gli impiegati capiscono il lavoro più velocemente e lo realizzano meglio, inoltre anche i manager divengono più attivi nelle attività front-line e nella risoluzione dei problemi e dei colli di bottiglia. È stato inoltre provato che nelle organizzazioni customer centric accogliere il cliente all'interno di un ufficio open space è sinonimo di "porre il cliente al centro del business" facendogli percepire a pelle "la salute" dell'azienda.
Nelle soluzioni per il lavoro anywhere, anytime, l'obiettivo è consentire a determinate popolazioni di lavorare meno in ufficio e lavorare di più presso il cliente. La postazione di lavoro fissa dei dipendenti field viene rimpiazzata da una dotazione di strumenti tecnologici per la comunicazione. In ufficio si creano degli "hot desk" per consentire a questi lavoratori di "appoggiarsi" una volta in azienda.
Le Alternative Officing Strategies (AOS) sono utilizzate per definire nuove soluzioni che si staccano dalla fisicità della postazione singola, tese a creare contesti lavorativi di assoluta mobilità, virtualità e apertura verso le altre funzioni aziendali e i clienti. Si ricrea il giusto equilibrio tra ambienti aperti, di supporto alle attività di gruppo, e ambienti chiusi, di supporto alle attività individuali. Migliora l'adiacenza alle risorse comuni. Consente la formazione di nuovi set spaziali che possono coesistere contemporaneamente o trasformarsi facilmente, anche sulla base dell'autodeterminazione del personale secondo reali esigenze o situazioni contingenti. Diviene un valido strumento lavorativo che facilita la creatività e la condivisione di conoscenza. Diverse le aziende che lo hanno adottato soprattutto per poter operare in un settore altamente competitivo, per esempio per accelerare il processo di sviluppo del prodotto.
Riguardo gli spazi per la creatività, esempi ce li offrono Microsoft, IBM, Benetton, come molte altre aziende altamente innovative. L'obiettivo è quello di creare le condizioni di lavoro idonee per sviluppare forme di learning organization, caratterizzate da una forte propensione all'apprendimento, abilitanti la creazione e la condivisione di nuova conoscenza, la partecipazione attiva, la comunicazione non solo all'interno ma anche all'esterno. Sono spesso esempi di progettazione organizzativa combinata con il design degli ambienti di lavoro. E' significativa la grande attenzione ai messaggi che lo spazio trasmette; gli edifici e gli elementi architettonici vengono progettati per riflettere l'attività che si svolge all'interno del complesso. L'interazione è fondamentale per gli stessi clienti che divengono fonte di innovazione in quanto chiamati ad esprimersi sull'utilizzo di mezzi sperimentali e ancora in via di sviluppo. L'interazione con il cliente è considerata indispensabile per lo sviluppo di nuove idee.

Riferimenti

- Distratis M., Ferrari G., Paoli M., Creare contesti per innovare: la dimensione fisica dell'innovazione, Franco Angeli, Milano 2006
- Nunziata E., De Bernardis L., Distratis M., Ferrari G., Team per il successo : Riconoscere, progettare e gestire team autoregolati ad alta performance, Franco Angeli, Milano, 2007.
- Nonaka I., Konno N., "The Concept of "ba". Building a Foundation for Knowledge Creation", California Management Review, vol. 40, n.3, spring 1998
- Nella ricerca di Lisa M. Covi e Judy S. Olson, "A Room of Your Own: What do we learn about teamwork from assessing teams in dedicated project rooms?", si mette in evidenza la risorsa spazio dedicata ai gruppi di lavoro.
- Alla Microsoft l'esperienza del "Center for Information Work" dove ai visitatori viene proposta una immagine di quelli che saranno i probabili scenari dei posti di lavoro del futuro evidenziandone i vantaggi a livello funzionale e di come tali innovazioni possano avvantaggiare il management nello svolgimento delle proprie attività sia in situazioni di equilibrio che di gravi conflitti. http://www.microsoft.com/presspass/features/2002/sep02/09-26ciw.asp .
- Alla IBM le esperienza di "Bluespace" ha provato ad ipotizzare quelli che potranno essere gli scenari di lavoro del futuro. Il middleware di Bluespace consente di rappresentare le informazioni del contesto lavorativo attraverso le ultime tecnologie, provvedendo a condividere le informazioni, trattarle in maniera attiva e generando interazioni. Offrendo scenari di lavoro futuristici l'obiettivo rimane semper quello di riuscire a coniugare il lavoro individuale e quello d'equipe ponendo in risalto l'interazione. http://domino.research.ibm.com/library/cyberdig.nsf/1e4115aea78b6e7c85256b360066f0d4/5d4286c1228ad04a85256bc3006c7191?OpenDocument&Highlight=0,BlueSpace
- Alla Benetton l'esperienza di Fabrica, centro di ricerca sulla comunicazione, è un po' tante cose: una scuola, un centro di ricerca, un serbatoio culturale. L'obiettivo è l'innovazione e l'internazionalità per coniugare cultura e industria: design, musica, cinema, fotografia, prodotti editoriali e Internet diventano i mezzi cui la comunicazione si affida per veicolare la "cultura industriale" e "l'intelligenza" dell'impresa. Giovani creativi selezionati da tutto il mondo sono invitati a sviluppare progetti concreti di comunicazione sotto la direzione artistica di alcuni dei principali protagonisti dei diversi settori. www.fabrica.it

Tags: contesti di lavoro per l'innovazione, cooperative working, team, reti, Giordano Ferrari

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