Lo spazio aumentato

Se si analizza nel dettaglio la forma assunta dallo spazio di lavoro nelle varie epoche storiche ed in vari contesti – un ufficio, una fabbrica, un centro di ricerche, una scuola - ci si rende conto di quanto la variabile spaziale sia determinante nell'agevolare e/o ostacolare la produzione e lo scambio di conoscenza. La propensione all'apprendimento ed all'innovazione ne può risultare più o meno facilitata, tanto che nei contesti di lavoro attuali si può parlare di spazio aumentato.

Se opportunamente progettato, è in grado di far interagire gli strumenti tecnologici con un sistema di pratiche sociali già consolidato e presente all'interno del contesto lavorativo. Dis e-collaborationDa qui il forte potenziale dello "spazio aumentato", che assume un'accezione diversa da quella di spazio virtuale, inteso come mera riproduzione dello spazio fisico. L'uso di strumenti tecnologici classici (posta elettronica, internet, telefono, mobile) già trasformano gli individui apparentemente isolati in membri di comunità sociali attive che comunicano e scambiano informazioni superando le barriere spazio/temporali legate alla fisicità e staticità dell'organizzazione. Nel paradigma dello spazio aumentato la fisicità dello spazio è arricchita di nuove qualità attraverso l'uso di nuovi artefatti tecnologici. Per arricchire lo spazio fisico (senza semplicemente riprodurlo), e costruire uno strumento di supporto alle comunità di pratiche e ai gruppi di lavoro, è necessario studiare e capire le modalità con cui gli esseri umani interagiscono ed agiscono nello spazio fisico. Partendo dall'osservazione delle pratiche di lavoro, sarà pertanto possibile definire gli usi (e i non usi) di ogni tecnologia all'interno del sistema di attività : le tecnologie non creano pratiche di lavoro ma le supportano. Più volte, diversi studiosi hanno espresso la necessità di progettare strumenti tecnologici non slegati dal contesto e dalle pratiche già attivate (practice based design approach): le pratiche sociali si devono adattare naturalmente e senza problemi alla nuova tecnologia. Le potenzialità delle comunità al lavoro possono svilupparsi in porzioni di spazio aumentato in cui ciascun membro si riconosce e si muove con familiarità utilizzando tutte le risorse a disposizione per perseguire determinati obiettivi. Lo spazio segna la storia di una comunità determinandone la sua identità. All'interno di questi spazi tutti i membri sanno perfettamente "cosa fare" e "come fare" e, soprattutto, comunicano con gli altri utilizzando un linguaggio condiviso. Una comunità tende a vivere contemporaneamente in molte e diverse porzioni di spazio, lasciando le persone libere di decidere quando utilizzare modalità di lavoro individuali piuttosto che collettive.
Tutto ciò che viene realizzato all'interno delle comunità, è condiviso tra i membri sotto forma di conoscenza. Ciò sottolinea l'importanza dello spazio aumentato quale luogo per incontrarsi, interagire, scambiare esperienze e conoscenze, apprendere.
All'interno del loro luogo ciascun membro di una comunità è libero di accedere (anytime and anywhere) a strumenti e risorse, comunicare e interagire liberamente, e in maniera veloce, con tutti i membri attraverso incontri spontanei.
La trasmissione del sapere attraverso la conversazione è una delle migliori forme di apprendimento delle conoscenze tacite.
Partecipare ad una comunità significa pertanto entrare a far parte di un processo di apprendimento continuo in cui si è contemporaneamente fruitore ed erogatore, ma significa anche contribuire a:
• accrescere il senso di identità professionale (proprio e del gruppo)
• creare reali processi di rinnovamento per l'azienda e per il business
• aggiornare continuamente le competenze professionali proprie e del gruppo
• instaurare processi reciproci di collaborazione con altre comunità per raggiungere obiettivi aziendali comuni
• diffondere best practice.
Si comprende quindi come lo spazio aumentato consenta di accrescere le opportunità via via che si arricchisce di nuove qualità attraverso l'uso di nuovi artefatti tecnologici :
• per condividere conoscenza ed esperienze (knowledge sharing)
• per gestire discussioni dove portare idee innovative
• per creare team di lavoro delocalizzati e virtuali (e-collaboration)
• per sviluppare la comunicazione informale, peer to peer, e bottom-up
Le organizzazioni orientate all'innovazione continua rendono già disponibili per i propri dipendenti alcuni strumenti B2E (Business to Employee) in grado di supportare i teamwork e di agevolare la nascita e il mantenimento delle comunità di pratica. L'obiettivo è di diffondere consapevolezza sugli strumenti al fine di creare forme nuove e spontanee di spazi di lavoro (fisici, virtuali, fisici e virtuali) facilmente adattabili e modellabili sulla base delle proprie esigenze. Questi strumenti, se da un lato possono trovare molte resistenze da parte delle persone abituate a lavorare in completo isolamento svolgendo singoli compiti, dall'altro possono diventare degli ottimi strumenti il cui utilizzo impatta direttamente sui risultati di business in quanto agisce sulle capacità competitive della azienda.
L'introduzione di un nuovo elemento nel contesto di lavoro (in questo caso si parla di una combinazione di spazio e tecnologia) può infatti avvenire in maniera endogena, se percepiti dagli utilizzatori come fattori determinanti per fare meglio o, semplicemente, prima. Si possono però verificare delle introduzioni esogene, che tendono a inserire il nuovo strumento/spazio dall'alto. Sono i vertici in questo caso ad adottare e imporre determinate modalità di lavoro (es. ridurre drasticamente le trasferte aziendali di lavoro in favore dell'eConf e della vConf). Quest'ultima modalità, se da un lato ne agevola la diffusione e l'adozione, dall'altro può incontrare non poche resistenze se gli strumenti non sono percepiti dagli attori come mezzi per migliorare le loro performance.
La necessità di questi ambienti di lavoro altamente collaborativi e totalmente virtuali si deve alla diffusione dei nuovi modelli organizzativi basati sulla collaborazione e sulla cooperazione delle persone indipendentemente dal fatto che si lavori in gruppo, o che si appartenga alla stessa azienda. Nei nuovi scenari di lavoro le persone infatti possono condividere obiettivi comuni per brevi periodi a prescindere dal ruolo interno o esterno all'organizzazione. Il concetto di team si allarga e con esso anche i limiti spaziali: con questi strumenti è infatti possibile aggregare in tempi veloci le competenze richieste per risolvere determinati problemi o per prendere determinate decisione includendo, in base alle necessità, persone dislocate geograficamente in più punti distanti sul pianeta ma con competenze specifiche.
L'e-collaboration può pertanto essere definito come un set di strumenti in grado di ricreare ambienti di lavoro virtuali e delocalizzati per la condivisione organizzata di conoscenze, contenuti e competenze di persone che collaborano e interagiscono per il raggiungimento di determinati obiettivi. Nel momento in cui si crea un ambiente di collaborazione, il moderatore (ossia colui che gestisce lo strumento) tende a introdurre (in base alle proprie conoscenze e a quelle degli altri) i partecipanti ritenuti più idonei, per competenza, a svolgere determinate mansioni. Successivamente, nel corso dell'interazione è possibile che la percezione della mancanza di determinate skill, suggerisca l'intervento, o meglio la collaborazione, di partecipanti esterni al gruppo. L'efficacia di questi spazi virtuali (più o meno personalizzati in base alle finalità - meeting, progetto, supporto a comunità) è data dalla possibilità di utilizzo dei canali di comunicazione e dalle funzioni/servizi su essi disponibili: conferenze audio/video, discussioni via e-mail e/o web (mailing list, newsgroup), condivisione e modifica di documenti in tempo reale (co-editing), navigazione di gruppo (co-browsing), sondaggi, brain-storming. Sono poi disponibili ulteriori strumenti di e-collaboration.

Per esempio l'eRoom, che è un ambiente virtuale per supportare un gruppo di lavoro delocalizzato o per supportare delle comunità di pratica. L'eRoom non è altro che una stanza dedicata ad un progetto o a un gruppo di lavoro o ad una comunità i cui membri lavorano sugli stessi argomenti e attività. In questa stanza si realizzano incontri spontanei e continui, è possibile prendere visione del lavoro e delle idee degli altri, delle criticità, del planning, delle soluzioni adottate in determinate circostanze. L'eRoom è in genere personalizzabile dai membri del gruppo così come lo è una parte di spazio dopo che è stata assegnata agli individui.
Altro strumento è l'eConf (o vConf) , una web-based conferencing utility che consente di organizzare e tenere meeting coinvolgendo in tempo reale persone dislocate geograficamente distanti condividendo e lavorando in tempo reale sullo stesso documento, la stessa applicazione. L'eConf è una vera e propria sala riunione in cui gli strumenti, le risorse e le persone vengono organizzati per lo specifico incontro.

Come fare per ricreare in ambienti virtuali il tipo di cooperazione e collaborazione che emerge naturalmente e informalmente all'interno delle comunità e dei gruppi di lavoro che condividono lo stesso spazio fisico? L'introduzione dei collaboration tool all'interno delle aziende crea non poche domande e perplessità a quegli utenti che sono abituati a vivere e muoversi in contesti reali. Il più classico di questi quesiti è come agevolare la collaborazione che, normalmente, emerge spontaneamente dall'iniziativa delle persone e si consolida in pratiche informali di agire e lavorare. Anche qualora si prevedano figure che supportano e organizzano gli incontri in maniera non invasiva ma cercando di far entrare lo strumento nella quotidianità, può creare perplessità sulla fragilità delle dinamiche di gruppo che non sono volute ma costruite. Questi strumenti sono un incrocio di tecnologia e spazio e come tali racchiudono difetti e pregi delle due dimensioni. Il successo di questi strumenti all'interno delle organizzazioni è strettamente legato alle persone e alla consapevolezza del potere innovativo dello strumento. Ancora una volta il contesto può evolversi esclusivamente se le persone si rendono conto di poter fare meglio, di poter raggiungere nuovi risultati più incoraggianti sia per i singoli che per l'azienda.

Riferimenti
- Distratis M., Ferrari G., Paoli M., Creare contesti per innovare: la dimensione fisica dell'innovazione, Franco Angeli, Milano 2006
- De Michelis G., "Co-operation and knowledge creation », in Knowledge Emergence: Social, Technical and Evolutionary Dimensions of Knowledge Creation. Oxford University Press, New York, 1998
- Zucchermaglio C., Alby F., Gruppi e tecnologie al lavoro , Laterza, 2005,
- Heath, C., Knoblauch, H., Luff, P., "Technology and Social Interaction: the emergence of workplace studies", in British Journal of Sociology, 51,2000

Tags: contesti di lavoro per l'innovazione, cooperative working, team, reti, apprendimento collaborativo e KM, Giordano Ferrari

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